第一條總則  

為了給醫(yī)院辦公室人員創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使醫(yī)院辦公管理及文化建設(shè)提升到一個新層次，5S現(xiàn)場管理培訓(xùn)公司特制定醫(yī)院辦公室5S管理制度。  

第二條本制度適用于醫(yī)院辦公室人員。  

第三條5S管理整理  

1、每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。  

2、每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔。  

3、對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”；  

分類如下：  

1）設(shè)備：電腦、打印機、文具、書籍等；  

2）空間：柜架、桌椅、儲物箱等。  

3）物品：個人用品、裝飾品  

4、依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的“要”與“不要”；  

5、“不要”物品經(jīng)各部門主管判定后，集中報廢或拍賣；  

必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表  

常用程度使用頻率處理方法  

低過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄  

在過去的6個月中只使用過一次的物品  

一個月使用一次的物品集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）  

高一周使用一次的物品  

每天都使用的物品  

每小時都要使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶  

第四條5S管理整頓  

卡座區(qū)整頓：  

1、辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾干凈。  

2、抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：  

個人的東西  

個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）  

文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）  

空白稿紙、不常使用的文具等  

3、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，離開半個小時以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)；  

4、電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機置桌面下；  

5、卡座屏風(fēng)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；  

6、垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角；  

7、桌洞下不得堆積雜物。  

8、外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內(nèi)，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。  

辦公室整頓：  

1、辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；  

2、抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范；  

3、電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機置桌面下；  

4、垃圾簍：置于桌后；  

5、飲水機：放指定地點，不得隨意移動；  

6、報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內(nèi)；  

7、外衣手袋：同卡座區(qū)規(guī)范  

文件、資料管理整頓：  

1、檔案管理依據(jù)《集團檔案管理制度》執(zhí)行  

2、將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置；  

3、硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存；  

4、儲存公用信息的軟盤采取保護措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標(biāo)簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一定要注明標(biāo)題、日期。同時軟盤也應(yīng)該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。  

信件、電子郵件（OA）整頓：  

1、做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里(續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容)；  

2、辦公自動化里面重要郵件應(yīng)該及時備份；電腦硬盤中應(yīng)專門建立一個文件夾，不能處理的郵件存放在里面；  

3、為了減輕服務(wù)器負擔(dān)，提高響應(yīng)速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量，經(jīng)理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。  

第五條5S管理清掃  

醫(yī)院新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設(shè)備：電腦、傳真機、復(fù)印機、打印機等等  

清掃基準(zhǔn)  

對象清掃標(biāo)準(zhǔn)要求周期清掃時間  

個人區(qū)域桌面干凈整潔、桌洞內(nèi)無垃圾、無雜物遺落每天5分鐘清掃每天下班后5分鐘  

辦公設(shè)備主機和重點部位的正面、背面、送風(fēng)口無污垢每周一次每周五下班前15分鐘  

文檔桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機密文件  

超過保管年限的表單及時集中銷毀，保管年限內(nèi)的表單裝訂送秘書部歸檔  

無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等  

無無用的手稿與工作無關(guān)的文件