辦公室5S管理幾乎都是針對個(gè)人素質(zhì)、習(xí)慣、生活細(xì)節(jié)等方面的約束，這樣的約束經(jīng)試驗(yàn)驗(yàn)證最有效果方法之一，辦公室5S管理的設(shè)定都是為了個(gè)人及公司的發(fā)展，只有養(yǎng)成良好地生活習(xí)慣機(jī)遇自會降臨于你。給領(lǐng)導(dǎo)留個(gè)好印象，對自己未來的發(fā)展也會奠定好的基礎(chǔ)。

辦公室5S管理

（一）辦公室5S管理內(nèi)容

辦公室5S工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。辦公室5S不僅要求辦公室執(zhí)行，也要求文員去做。如果要做到對文件檔案、辦公區(qū)域以及辦公室進(jìn)行良好的管理，必須進(jìn)行5S行動(dòng)。

1．整理

整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進(jìn)行工作的地方。在辦公桌上擺放的一般是目前需要處理的文件，而其他的文件、過去的文件、將來的文件、目前還未涉及的文件，應(yīng)該把它們收起來放到柜子里面，而且這樣的整理每天都要進(jìn)行，不要把事務(wù)留到明天，要定期定制標(biāo)簽標(biāo)識，對文件要用紅顏色、綠顏色等標(biāo)簽標(biāo)識標(biāo)記起來。

2．整頓

整頓自己的工作作風(fēng)和工作流程，讓一切朝著能節(jié)約時(shí)間、增加效能的方向前進(jìn)。整頓包括收拾和整理辦公室，一般要在中午午餐吃飯前的時(shí)間做簡單整理，在下午下班前做徹底全面的整理。有人習(xí)慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛(wèi)生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多很無聊的事情，結(jié)果不能很好地處理當(dāng)天的工作，所以整理辦公室應(yīng)該放在每次工作結(jié)束之后，這樣可以快速進(jìn)入工作狀態(tài)，提升工作的效率。

3．清掃

將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進(jìn)入工作狀態(tài)的環(huán)境。及時(shí)地處理文件，建立適當(dāng)?shù)奈臋n系統(tǒng)，文件包括紙質(zhì)文件、電腦文件等，日用品要定期進(jìn)行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是對工作時(shí)間的整理。

4．清潔

保持辦公氛圍的簡潔，使自己很快進(jìn)入高效工作的狀態(tài)。辦公室除了自己的辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不應(yīng)弄得很舒服，最好簡單一點(diǎn)，沒有靠背也可以。一般在總經(jīng)理室、部門經(jīng)理等處，經(jīng)常會看到大班臺和中班臺，前面要放兩張椅子，這是浪費(fèi)時(shí)間的標(biāo)志。如果要讓辦公室的工作簡單快速，應(yīng)把這兩張椅子都撤掉，讓討論問題的人站著說話。因?yàn)槿苏局f話的時(shí)候語速會比較快，比較簡潔，而如果讓其坐著說話，一般會泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢進(jìn)入正題，慢慢發(fā)言，慢慢討論，時(shí)間就會在這“慢慢”的過程中被不知不覺地浪費(fèi)掉了。

辦公室切忌放個(gè)人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛好的羽毛球、網(wǎng)球拍、溜冰鞋等物品。在工作時(shí)間，如果有必要應(yīng)將它們收在柜子里面，且不應(yīng)將無聊的雜志、晚報(bào)、參考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。統(tǒng)計(jì)表明人在多數(shù)情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的。例如一看到《環(huán)球時(shí)報(bào)》的封面，認(rèn)為第一個(gè)消息很有趣，決定要花5分鐘時(shí)間看一下。結(jié)果往往是看完這一個(gè)，會接著再看另一個(gè)更好玩的消息，如此一來，就會忘記本職工作，工作時(shí)間實(shí)際就成為了閱報(bào)時(shí)間，當(dāng)扎進(jìn)到這些與工作無關(guān)的新聞里去的時(shí)候，時(shí)間就會快速流逝。所以抵制住這種種誘惑，包括抽煙、喝咖啡、上午茶、下午茶等，實(shí)際是時(shí)間管理能否取得成效的重要因素。

5．素養(yǎng)

養(yǎng)成好的習(xí)慣，摒棄不良行為習(xí)慣對時(shí)間的侵蝕，讓時(shí)間成為自己所能掌控的有形資源。

在辦公室，人們經(jīng)常會彼此說，“來來來，喝個(gè)上午茶”，“喝一杯咖啡”，“來來來，小周來抽根煙”。在職場可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到衛(wèi)生間或?qū)ｉT抽煙的房間抽煙，當(dāng)受到這樣的邀請時(shí)，明明手頭有一個(gè)很重要的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會暫時(shí)擱置工作而與別人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這就是時(shí)間浪費(fèi)的開始。

一旦自己給予別人這樣的“面子”，便會使別人以為自己好交往，人比較隨和，與別人能打成一片，便會有更多的人來邀請你。既然給了張三“面子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會有王五，趙六等，自己的工作會被不停地打斷和干擾，這就是辦公室工作的怪圈。

不斷受到干擾和打斷，也包括接打電話。必要時(shí)一定要讓助理接電話，自己如果要打電話，一定要拿著話筒站著打，不要坐著說話；如果自己要接電話，也要在接電話的同時(shí)就站起來，最好能對自己的電話有所規(guī)定，一般情況下接打電話不能超過5分鐘，如果沒有實(shí)質(zhì)性談話內(nèi)容，5分鐘一到就要果斷結(jié)束電話。

（二）辦公室的5S行動(dòng)

綜上所述，辦公室的5S行動(dòng)應(yīng)該做到：

在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；

每天都整理，不要把事務(wù)留到明天，定制標(biāo)簽標(biāo)色；

及時(shí)處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)；

整理工作時(shí)間，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔；

避免被打斷，篩選電話，拿起話筒，不坐著說話。

（三）辦公室5S的適用范圍

文件檔案；

辦公區(qū)域；

辦公室管理。

（四）辦公室的5S主要體現(xiàn)在：

1、將各種參考資料分門別類地?cái)[放；

2、做好讀書筆記，以便有需要時(shí)采用；

3、將不同項(xiàng)目的文件及時(shí)歸檔存放。特別是軟拷貝應(yīng)采用明確的命名，并放在正確的目錄下，不同的版本以日期或版本號區(qū)別，以節(jié)省查找的時(shí)間；

4、郵箱應(yīng)隨時(shí)清理，節(jié)省郵箱的空間。有一個(gè)方法可以節(jié)約空間，如有重要的文件時(shí)，可在回復(fù)時(shí)加上原文，然后將原文刪掉。這樣可以保證總是只保存一份拷貝。另外，在發(fā)郵件時(shí)，盡量加上標(biāo)題，這樣也可節(jié)省時(shí)間。

5S咨詢公司提醒管理者時(shí)刻要牢記，自己工作中最重要的事情是：創(chuàng)造企業(yè)的價(jià)值、績效和利潤。

五、計(jì)劃的杠桿原理

（一）計(jì)劃的重要性

計(jì)劃是非常重要的管理措施，對于工作，管理者應(yīng)該多花時(shí)間去做詳細(xì)的計(jì)劃，讓下屬加倍努力，不斷地完善計(jì)劃。

對于計(jì)劃的理解，有一個(gè)非常經(jīng)典的口號“慢慢計(jì)劃，快快行動(dòng)”，即在分析思考、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定計(jì)劃的時(shí)候，多花一些時(shí)間，多浪費(fèi)一些時(shí)間是可以容忍的，因?yàn)閺谋举|(zhì)上說這不是浪費(fèi)，因?yàn)榭紤]得周全，行動(dòng)就會更快。所以中國古話曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不誤砍柴功，多花一些時(shí)間把刀磨得快一些，砍起柴來就會更順當(dāng)。

但是有很多經(jīng)理人正好與此相反，急于行動(dòng)，疏于計(jì)劃。有條件要干，沒有條件也要干，創(chuàng)造條件干。在戰(zhàn)爭中學(xué)習(xí)戰(zhàn)爭，在戰(zhàn)爭中積累戰(zhàn)爭經(jīng)驗(yàn)，干中學(xué)。這個(gè)理論本身是沒有錯(cuò)的，可是如果在行動(dòng)之前不假思索，不做任何的備選方案和計(jì)劃，這樣采取的行動(dòng)就可能要多交學(xué)費(fèi)，多走彎路。

在開始行動(dòng)之前，一定要先坐下來想一想，作為經(jīng)理人，和員工最大的區(qū)別就在于做計(jì)劃，員工只要被動(dòng)的服從和執(zhí)行就可以算作是一個(gè)合格的員工，最多只不過是一個(gè)優(yōu)秀的員工。但是經(jīng)理人在行動(dòng)之前，要做盡可能詳細(xì)的計(jì)劃。如果沒有在詳細(xì)和簡單之間求得平衡，沒有具體的操作方法，沒有具體的數(shù)量，沒有制定三個(gè)以上的計(jì)劃就開始行動(dòng)，這個(gè)經(jīng)理人的管理就是失敗的管理。如果是委派下屬來做工作計(jì)劃，一定要讓其多花時(shí)間完成計(jì)劃的制訂工作。

中國古人講“三思而后行”，其中包含兩層意思：第一是要多花一些時(shí)間思想，然后再行動(dòng)；第二是要制定三個(gè)備選方案，然后開始行動(dòng)，也即要有多套方案，再采取行動(dòng)。