5S咨詢公司導讀：5S管理的文件管理辦法作用于文件的管理，不在使文件雜亂無章擺放，不在為找不到文件而浪費時間，文件的5S管理即為工作節(jié)約了時間，又使得效益提高。

辦公室5S文件管理

（一）、文件5S管理的目的

辦公室5S管理包括多方面內(nèi)容，文件管理是主要項目之一，文件5S管理活動的目的主要是為了提高辦公事務效率、減少查找文件的時間，創(chuàng)建干凈整潔的工作環(huán)境，同時也體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低。

衡量文件5S管理活動水準的一個重要指標就是找出文件所需的時間。

文件的5S管理活動是從廢棄開始的。

1、文件5S管理的目的

對文件資料進行整理整頓的目的如下：

文件、信息的共享和有效利用；

減少尋找文件的時間，提高工作效率；

辦公室空間的有效利用；

辦公環(huán)境的改善；

提高辦公事務效率；

2、文件5S管理的基本原則

文件不重復保管：一種文件只在一個位置上保管；

對原件實施管理：不隨意復印或使用復印件；

分類歸檔管理：不要使文件私有化；

簡化報告文件：原則上報告限定在1-2張A4紙；

文件取放方便：能夠快速地取出和保管文件。

3、文件5S管理的順序

（二）、文檔的維護（清掃、清潔和素養(yǎng)）

定出各種管理基準，并實施了整理、整頓活動，如果不進行有效的保持，隨著時間的推移，文件的管理就會恢復到改善前的狀態(tài)，抽屜里、文件柜里又會出現(xiàn)文件的堆積等問題。為了避免問題的發(fā)生，我們需要從以下幾個方面持續(xù)進行清掃、清潔和素養(yǎng)活動。

1、清掃：維護

對歸檔的文件特別是中、長期保存的文件和文件柜要定期進行清掃維護。對經(jīng)常性使用的文件也要進行必要的維護，損壞或遺失的文件要進行即使的修補，發(fā)行新版本時，要及時回收銷毀舊版本。

這也符合ISO9000的要求。

2、清潔：明確責任人

決定文件管理責任人，并將責任人名字明確地標識在文件柜或文件夾上。一般地，安排經(jīng)常使用此文檔的員工承擔清潔和維護的責任較好。

3、素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習慣

時時要求員工能很好地維護文件的5S管理狀態(tài)，做到愛護地使用文件，使用完后及時歸位，按規(guī)定要求復印和發(fā)放文件，培養(yǎng)工良好的習慣。

同時定期的檢查評比也是必要的。

（三）、文件的廢棄（整理）

文件的整理工作是辦公室5S管理活動的關鍵內(nèi)容，一般可以按照以下幾個步驟進行：

1、設定廢棄文件的對象和廢棄基準

文件是有生命周期的。長期不用的文件、無效或舊板文件以及其他沒有保存價值的文件都是整理和廢棄的對象。

財務文件——永久保存；

品質(zhì)文件——為了進行品質(zhì)追溯，保存一定時間。

沒有廢棄基準，就會將一些沒有價值的文件保存下來，充斥空間。所以，整理文件之際，明確廢棄基準是必要的。

2、文件整理前的準備

文件整理前的準備包括現(xiàn)有文件量的測定、整理日程的安排以及整理基準的教育。其中整理基準的教育是關鍵，要讓員工都能了解分類的辦法。

（四）、文件的分類歸檔管理（整頓）

目的：建立一個簡潔的文件體系，以便達到對文件進行高效管理。

分類方法：

1、根據(jù)業(yè)務內(nèi)容進行分類

文件是工作或業(yè)務的結(jié)果，因此我們并不能以文件本身的特點決定它的分類，而應該根據(jù)業(yè)務類別不同來進行文件的分類。

在文件夾的封面、側(cè)面上注明類別名稱、管理擔當、保管期限等；

在首頁建立目錄表，必要時每一類設一張拉頁，便于迅速尋找。

2、設定文件分類管理基準

如：哪類文件用文件盒的樣式，哪類文件保管的期限為1年、2年。

3、歸檔前準備和歸檔實施

準備道具：膠水、文件袋、文件夾、文件柜；

標識：對書架文件盒進行標識，使之達到目視管理的水平。