5S管理起源于日本，通過規(guī)范現(xiàn)場、現(xiàn)物，營造一目了然的工作環(huán)境，培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，其最終目的是提升人的品質(zhì)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。5S管理是生產(chǎn)管理的重要內(nèi)容之一，是提高企業(yè)生產(chǎn)管理效率的有效手段，本文旨在探討5S管理在辦公室管理的應(yīng)用以及對于提高企業(yè)管理效率的重要作用。

辦公室5S管理

在辦公室，你能在30秒內(nèi)找到想要的任何物品嗎？其他人在你的辦公區(qū)域，能在30秒內(nèi)找到他們需要的物品嗎？辦公室的5S管理，其目標(biāo)就是去除所有多余的物品，設(shè)立舉手可得的擺放模式，創(chuàng)建可視化且能高效辦公的工作環(huán)境，全面提升辦公室服務(wù)品質(zhì)。接下來本文將會向你展現(xiàn)辦公室5S管理的相關(guān)方法，對于提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量具有較現(xiàn)實(shí)的借鑒意義。

企業(yè)內(nèi)員工的理想之一，莫過于有良好的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛。5S管理籍造就安全、舒適、明亮的工作環(huán)境，提升員工真、善、美的品質(zhì)，從而塑造企業(yè)良好的形象，實(shí)現(xiàn)共同的夢想。辦公室是一個(gè)為本單位領(lǐng)導(dǎo)工作直接服務(wù)，承上啟下，協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是上情下達(dá)，下情上達(dá)的樞紐，它代表著本企業(yè)的形象，具有舉足輕重的地位。辦公室的特性和“門面”、“窗口”地位，充分說明了其工作的重要性。辦公室管理的成敗也影響著公司和企業(yè)經(jīng)營的成敗。那么，我們應(yīng)怎樣在辦公室應(yīng)用5S管理？5S是通過“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”從而達(dá)到優(yōu)化工作環(huán)境提高工作效率的管理手段。在辦公室的應(yīng)用也可以從這五個(gè)方面來加以闡述。

整理，就是把工作場所內(nèi)的物品分為需要的和不需要的，把需要的和不需要的物品明確分開，并處理掉不需要的物品。在辦公室有電腦、電話、各類文件資料、各種辦公用品，還有個(gè)人用品等，如果整理不當(dāng)，再寬敞的辦公環(huán)境也會變得狹?。晃募?、辦公用品柜雜亂無章，會因雜物占據(jù)空間而失去原有的使用價(jià)值；尋找資料、物品不方便，浪費(fèi)時(shí)間；擺放無規(guī)范，盤點(diǎn)困難，容易導(dǎo)致成本核算失誤。在辦公室運(yùn)用“整理”，首先要全面檢查辦公區(qū)域，包括桌面、抽屜、柜架等區(qū)域，不管是看的見的地方還是看不見的地方，根據(jù)“需要”或者“不需要”標(biāo)準(zhǔn)，將所有文件資料、辦公用品、公私物品，統(tǒng)統(tǒng)整理一邊；把不需要的及時(shí)清理掉，把需要的按照使用的頻繁程度分類放置，方便拿??！例如豐田公司在推行5S管理時(shí)，原則上只保留每類一樣?xùn)|西，其他的一律清除，或處理掉，或規(guī)范收存。在辦公室施行整理，就能清除一些廢物雜物，大大釋放了辦公室的空間的同時(shí)又增強(qiáng)了辦公室物品的有序性，能提高辦公室的辦事效率，進(jìn)而提高企業(yè)效率。

整頓是在整理之后，按照使用頻率，將留下的必需物品分門別類，規(guī)范放置，規(guī)范保管。整頓的目的是使工作場所一目了然，減少或消除找尋的時(shí)間，創(chuàng)造整齊、整潔的環(huán)境。在辦公室的應(yīng)用上就要將各類物品細(xì)化放置，哪些該放近些，哪些可以放遠(yuǎn)些，哪些是經(jīng)常需要的，總之要保證在最快的速度之內(nèi)取得所需之物，通過最簡單的流程完成工作。有些文件是需要馬上轉(zhuǎn)發(fā)處理的，那我們就應(yīng)該放在醒目的地方及時(shí)處理；為了拿取準(zhǔn)確方便，可以通過標(biāo)識記號給文件夾分類，然后按拿取的頻率擺放，這樣，所有物品的存放一目了然。另外也要根據(jù)個(gè)人工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，合理的放置所需之物。例如，辦公桌上的電話，有人習(xí)慣右手接聽，有人覺得左手接聽方便，那么電話的放置肯定依照個(gè)人習(xí)慣擺放。讓員工本人決定所需物品的擺放，合理利用空間的同時(shí)，節(jié)約時(shí)間。整頓是提高效率的基礎(chǔ)，辦公室施行整頓之后就能減少阻礙，提高運(yùn)行效率。

清掃就是把工作場所清掃干凈，保證工作場所干凈、整潔的環(huán)境。清掃使質(zhì)量保持穩(wěn)定。流水不腐，戶樞不蠹。及時(shí)打掃，消除污垢，才能保持工作場所干凈、亮堂。辦公室每天都有專職的衛(wèi)生清潔人員負(fù)責(zé)打掃，但這對于維護(hù)清潔還是不夠的，個(gè)人的辦公區(qū)域還是需要自己親自整理打掃的。個(gè)人可以利用上班前十分鐘，清理干凈自己的辦公區(qū)域，然后整理需要的文件資料、辦公用品。在辦公室應(yīng)用“清掃”要做到人人參與，責(zé)任到人，杜絕污染源，建立清掃準(zhǔn)則。

清潔就是維持上面的3S狀態(tài)，并將這些過程制度化、規(guī)范化，嚴(yán)格執(zhí)行，定期檢查。清潔能使場所、設(shè)備等保持清潔，使異?，F(xiàn)象顯在化（易于發(fā)現(xiàn)），并做到異常時(shí)的對策辦法可視化，創(chuàng)造舒適的工作條件。清潔要成為慣例和制度，是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)；使企業(yè)文化開始形成。清潔不僅是表面化的面貌整潔，辦公區(qū)域的清潔；清潔更是一種精神面貌，待人禮貌，同事間相互尊重，共建和諧文明的工作環(huán)境。在辦公室應(yīng)用中，就要明確責(zé)任，對所有的區(qū)域和設(shè)備要有明確的責(zé)任者，這樣才能追究責(zé)任，提高施行的積極性，這樣才能做到長期保潔，達(dá)到清潔的要求。

素養(yǎng)是5S最核心、最關(guān)鍵的。它使每位員工都養(yǎng)成良好的生活和工作習(xí)慣，自覺遵守規(guī)章制度，工作積極主動(dòng)。營造團(tuán)隊(duì)精神。強(qiáng)化人與人（內(nèi)外）之間相互信賴的關(guān)系。提高客戶及員工滿意度。在辦公室施行“素養(yǎng)”，就要強(qiáng)化對員工的教育，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和工作氛圍，加強(qiáng)員工之間的溝通，對員工的努力給予恰當(dāng)?shù)脑u價(jià)。沒有人員素質(zhì)的提高，任何工作都無法順利有效開展。通過5S的素養(yǎng)管理，培養(yǎng)員工良好的職業(yè)習(xí)慣，全面提高員工文明禮貌水準(zhǔn)，按照規(guī)章制度做事，才能達(dá)到造就具有良好的工作習(xí)慣的員工和員工隊(duì)伍的目的。

5S培訓(xùn)公司寄語：在辦公室推行5S要由形式化到行事化，最后到習(xí)慣化。剛開始進(jìn)行5S工作，整理、整頓、清掃工作的做法都是一些形式化的東西，這是5S的初級階段。將整理、整頓、清掃、清潔工作長期堅(jiān)持下去，就能改變員工的工作態(tài)度，使要求成為日常工作的自覺行為，最終達(dá)到了習(xí)慣化的階段。這也是5S管理強(qiáng)大的效應(yīng)之處。“5S”活動(dòng)的效果十分明顯，它不僅創(chuàng)造了一個(gè)清潔、舒適、安全的工作環(huán)境，消除了工作場所中存在的各種浪費(fèi)，而且大大減少了機(jī)械故障、延誤生產(chǎn)的問題。因此“5S”活動(dòng)是企業(yè)現(xiàn)場提高工作效率，降低作業(yè)成本，保證質(zhì)量和交貨期的重要手段，是企業(yè)適應(yīng)市場競爭的必不可少的工具。