5S咨詢公司認(rèn)為培養(yǎng)員工良好的5S習(xí)慣，正是推行5S的最終目的，這也是成功推行5S的標(biāo)志。

5S管理習(xí)慣形成過(guò)程

5S重在行動(dòng)，并且是持之以恒的行動(dòng)，員工應(yīng)該從身邊的簡(jiǎn)單事情開始做起，去努力發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以改善，親手創(chuàng)造干凈整潔的工作環(huán)境，長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，就能使員工的意識(shí)發(fā)生改變，達(dá)到素養(yǎng)的提升的目的。因此我們要堅(jiān)持長(zhǎng)期持久貫徹5S，而不能是曾經(jīng)做過(guò)5S，5S是應(yīng)貫徹在工作的每時(shí)每刻。

2)制定員工的行為規(guī)范，加強(qiáng)培訓(xùn)

培訓(xùn)的內(nèi)容包括：5S的基本知識(shí)和理念、5S的要求事項(xiàng)、5S的實(shí)施和改善技巧、作業(yè)技能、日常行為規(guī)范等。

為了使員工具有較好的個(gè)人素養(yǎng)，必須制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范個(gè)人的日常行為。如：工卡的佩帶、電話使用、接待客人禮貌、見(jiàn)面問(wèn)候語(yǔ)、以及就餐的行為規(guī)范等。

3)培養(yǎng)自主自立型的員工

思考問(wèn)題和解決問(wèn)題的原則和態(tài)度應(yīng)是：

思考問(wèn)題的原則：

不逃避問(wèn)題，能積極面對(duì)問(wèn)題；

不依賴、不等、不靠；

首先反省自身的問(wèn)題，不簡(jiǎn)單指責(zé)別人；

對(duì)自己不斷提出新的要求；

相信對(duì)方，并真誠(chéng)地給予對(duì)方支持。

解決問(wèn)題的原則：

不問(wèn)時(shí)間，發(fā)生問(wèn)題立即解決；

解決問(wèn)題時(shí)，盡量從對(duì)方優(yōu)先的立場(chǎng)出發(fā)；

解決問(wèn)題時(shí)，行動(dòng)要迅速；

集中、有效地解決問(wèn)題，不拖泥帶水；

持續(xù)跟進(jìn)，解決后有效跟進(jìn)并確認(rèn)效果。

要領(lǐng)：

持續(xù)推動(dòng)4S直至習(xí)慣化；

制定相關(guān)的規(guī)章制度；

教育培訓(xùn)；

激發(fā)員工的熱情和責(zé)任感。

三、文件的5S管理

(一)、文件5S的目的

辦公室5S包括多方面內(nèi)容，文件管理是主要項(xiàng)目之一，文件5S活動(dòng)的目的主要是為了提高辦公事務(wù)效率、減少查找文件的時(shí)間，創(chuàng)建干凈整潔的工作環(huán)境，同時(shí)也體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低。

衡量文件5S活動(dòng)水準(zhǔn)的一個(gè)重要指標(biāo)就是找出文件所需的時(shí)間。

文件的5S活動(dòng)是從廢棄開始的。

1、文件5S的目的

對(duì)文件資料進(jìn)行整理整頓的目的如下：

文件、信息的共享和有效利用；

減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率；

辦公室空間的有效利用；

辦公環(huán)境的改善；

提高辦公事務(wù)效率；

2、文件5S的基本原則

文件不重復(fù)保管：一種文件只在一個(gè)位置上保管；

對(duì)原件實(shí)施管理：不隨意復(fù)印或使用復(fù)印件；

分類歸檔管理：不要使文件私有化；

簡(jiǎn)化報(bào)告文件：原則上報(bào)告限定在1-2張A4紙；

文件取放方便：能夠快速地取出和保管文件。

3、文件5S的順序

(二)、文件的廢棄(整理)

文件的整理工作是辦公室5S活動(dòng)的關(guān)鍵內(nèi)容，一般可以按照以下幾個(gè)步驟進(jìn)行：

1、設(shè)定廢棄文件的對(duì)象和廢棄基準(zhǔn)

文件是有生命周期的。長(zhǎng)期不用的文件、無(wú)效或舊板文件以及其他沒(méi)有保存價(jià)值的文件都是整理和廢棄的對(duì)象。

財(cái)務(wù)文件——永久保存；

品質(zhì)文件——為了進(jìn)行品質(zhì)追溯，保存一定時(shí)間。

沒(méi)有廢棄基準(zhǔn)，就會(huì)將一些沒(méi)有價(jià)值的文件保存下來(lái)，充斥空間。所以，整理文件之際，明確廢棄基準(zhǔn)是必要的。

文檔生命周期示意

廢棄基準(zhǔn) 代表性文件

一類文件① 使用后即刻廢棄 會(huì)議資料、通知、參考資料

二類文件② 保管后廢棄 技術(shù)資料、計(jì)劃、指示書等

三類文件③ 保管、保存后廢棄 特定的財(cái)務(wù)資料、要追溯的品質(zhì)記錄等

2、文件整理前的準(zhǔn)備

文件整理前的準(zhǔn)備包括現(xiàn)有文件量的測(cè)定、整理日程的安排以及整理基準(zhǔn)的教育。其中整理基準(zhǔn)的教育是關(guān)鍵，要讓員工都能了解分類的辦法。

(三)、文件的分類歸檔管理(整頓)

目的：建立一個(gè)簡(jiǎn)潔的文件體系，以便達(dá)到對(duì)文件進(jìn)行高效管理。

分類方法：

1、根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類

文件是工作或業(yè)務(wù)的結(jié)果，因此我們并不能以文件本身的特點(diǎn)決定它的分類，而應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)類別不同來(lái)進(jìn)行文件的分類。

在文件夾的封面、側(cè)面上注明類別名稱、管理?yè)?dān)當(dāng)、保管期限等；

在首頁(yè)建立目錄表，必要時(shí)每一類設(shè)一張拉頁(yè)，便于迅速尋找。

2、設(shè)定文件分類管理基準(zhǔn)

如：哪類文件用文件盒的樣式，哪類文件保管的期限為1年、2年，

3、歸檔前準(zhǔn)備和歸檔實(shí)施

準(zhǔn)備道具：膠水、文件袋、文件夾、文件柜；

標(biāo)識(shí)：對(duì)書架文件盒進(jìn)行標(biāo)識(shí)，使之達(dá)到目視管理的水平。

(四)、文檔的維護(hù)(清掃、清潔和素養(yǎng))

定出各種管理基準(zhǔn)，并實(shí)施了整理、整頓活動(dòng)，如果不進(jìn)行有效的保持，隨著時(shí)間的推移，文件的管理就會(huì)恢復(fù)到改善前的狀態(tài)，抽屜里、文件柜里又會(huì)出現(xiàn)文件的堆積等問(wèn)題。為了避免問(wèn)題的發(fā)生，我們需要從以下幾個(gè)方面持續(xù)進(jìn)行清掃、清潔和素養(yǎng)活動(dòng)。

1、清掃：維護(hù)

對(duì)歸檔的文件特別是中、長(zhǎng)期保存的文件和文件柜要定期進(jìn)行清掃維護(hù)。對(duì)經(jīng)常性使用的文件也要進(jìn)行必要的維護(hù)，損壞或遺失的文件要進(jìn)行即使的修補(bǔ)，發(fā)行新版本時(shí)，要及時(shí)回收銷毀舊版本。

這也符合ISO9000的要求。

2、清潔：明確責(zé)任人

決定文件管理責(zé)任人，并將責(zé)任人名字明確地標(biāo)識(shí)在文件柜或文件夾上。一般地，安排經(jīng)常使用此文檔的員工承擔(dān)清潔和維護(hù)的責(zé)任較好。

3、素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習(xí)慣

時(shí)時(shí)要求員工能很好地維護(hù)文件的5S狀態(tài)，做到愛(ài)護(hù)地使用文件，使用完后及時(shí)歸位，按規(guī)定要求復(fù)印和發(fā)放文件，培養(yǎng)工良好的習(xí)慣。

同時(shí)定期的檢查評(píng)比也是必要的。

四、辦公用品的5S

(一)辦公桌內(nèi)文具的整理、整頓

1、制定部門員工個(gè)人持有的對(duì)象和數(shù)量；

2、能集體持有的不個(gè)人持有，減少重復(fù)持有量；

3、清點(diǎn)多余的辦公用品，將不用或不常用的回收到管理員處或倉(cāng)庫(kù)；

4、定位擺放，每個(gè)人的用品盡量統(tǒng)一；

(二)、辦公區(qū)域的整理、整頓

1、將所有線路歸整后進(jìn)行標(biāo)識(shí)，使每根連線的兩頭標(biāo)識(shí)統(tǒng)一，為以后再安裝節(jié)約時(shí)間；

2、所有辦公用品定位管理，每個(gè)部門統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使每個(gè)區(qū)域整齊、美觀

3、明確責(zé)任人