6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司概述：個(gè)人信息管理的目的在于通過(guò)合理利用各種工具，使個(gè)人可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識(shí)，準(zhǔn)確地表達(dá)知識(shí)，提高工作效率和自身能力。然而目前個(gè)人信息管理工具并不能有效管理信息碎片或解決信息分散的問(wèn)題。為此，需要在個(gè)人信息管理實(shí)踐中引入5S管理理念。

5S管理

每次需要某個(gè)文件時(shí)，你是否要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間去找到它，是否費(fèi)半天勁卻發(fā)現(xiàn)它早已被丟掉。這些都是個(gè)人信息管理不到位的結(jié)果。隨著5S管理的拓展，有人將5S管理的理念引入到了個(gè)人信息管理中。

一、5S管理之整理

個(gè)人信息整理的目的是騰出“空間”來(lái)活用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，我們擁有更大容量的存儲(chǔ)器，如數(shù)碼相機(jī)存儲(chǔ)卡、電腦硬盤(pán)、手機(jī)SIM卡等。但這些存儲(chǔ)器容量仍然是有限的，如果不定期整理，就會(huì)導(dǎo)致手機(jī)的通訊錄或收件箱已滿、數(shù)碼相機(jī)存儲(chǔ)卡已滿、電腦硬盤(pán)空間不足導(dǎo)致很多應(yīng)用程序無(wú)法運(yùn)行等情況。臨時(shí)倉(cāng)促地做出刪除文件的決定，往往會(huì)做出非理性的選擇，很多人都因?yàn)閯h除了數(shù)碼相機(jī)中的珍貴圖片而后悔莫及。個(gè)人信息整理的要點(diǎn)包括：對(duì)個(gè)人信息空間中的所有信息進(jìn)行全面檢查；制定保存和不保存的標(biāo)準(zhǔn)；刪除、銷毀不需要的文件；分析信息的使用頻度，決定其保存載體；制定無(wú)用信息的處理方法。

二、5S管理之整頓

整頓是指將所有個(gè)人信息保存在最合適的地方，其目的在于減少查找信息的時(shí)間，提高信息利用效率。個(gè)人信息的特性決定了分散保存是不可避免的，但是可以通過(guò)整頓將不同的保存地點(diǎn)、存儲(chǔ)載體組織起來(lái)，實(shí)現(xiàn)宏觀上的可視管理。要做到這一點(diǎn)，首先需要將個(gè)人信息分為三個(gè)區(qū)：熱信息（當(dāng)前正在使用的信息），如電腦中打開(kāi)的文件，電話機(jī)旁的筆記本；溫信息（工作信息），如與正在執(zhí)行的項(xiàng)目或任務(wù)有關(guān)的信息；冷信息（不再使用的信息）。為不同分區(qū)的信息選擇最合適的存儲(chǔ)載體，例如正在處理的文件放到電腦的桌面上，不再使用的信息可以用光盤(pán)、磁帶保存起來(lái)。其次，根據(jù)載體形態(tài)、信息形式、信息來(lái)源制定信息的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的信息分類體系。再次，對(duì)每一種存儲(chǔ)載體、每一個(gè)個(gè)人信息集合（Personal Information Collection）、每一個(gè)文件夾進(jìn)行科學(xué)的標(biāo)識(shí)，做到一看文件夾的名字就知道其信息的內(nèi)容。通過(guò)整頓，要求做到個(gè)人所形成或經(jīng)歷過(guò)的任何信息，能立刻知道保存（或應(yīng)該保存）在什么載體上，保存在哪個(gè)文件夾中，存放在什么地方。通過(guò)5S管理的整頓活動(dòng)后就能確?？焖僬业剿枰男畔?。

三、5S管理之清掃

個(gè)人信息的清掃指對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行有效組織，消除信息碎片，并對(duì)個(gè)人信息管理工具進(jìn)行定期維護(hù)和同步。其目的是要將所有信息納入個(gè)人信息管理系統(tǒng)，同時(shí)使個(gè)人信息管理工具處于隨時(shí)可用的狀態(tài)。我們經(jīng)常有這樣的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)需要拍攝某些珍貴照片的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)數(shù)碼相機(jī)沒(méi)有充電；或者打開(kāi)u盤(pán)某個(gè)文件的時(shí)候發(fā)現(xiàn)不是最新的版本，新版本保存在個(gè)人電腦的硬盤(pán)中。這些都是沒(méi)有做好清掃工作的結(jié)果。個(gè)人信息清掃的要點(diǎn)是：通過(guò)例行的整理、整頓工作，使個(gè)人信息處于良好的組織狀態(tài)；同時(shí)，對(duì)各種環(huán)境下形成的信息碎片進(jìn)行及時(shí)的清理，將其納入合適的信息管理系統(tǒng)；再次，做好信息管理工具（例如手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、筆記本電腦、PDA等等）的維護(hù)工作，使其隨時(shí)處于最佳工作狀態(tài)；最后，要做好不同信息管理工具、存儲(chǔ)載體的同步協(xié)調(diào)工作，保持個(gè)人信息的一致。

四、5S管理之清潔

個(gè)人信息的清潔指通過(guò)制定制度和規(guī)范維持整理、整頓和清掃的成果，其目的在于提高工作效率并維護(hù)個(gè)人信息的安全。清潔工作包括兩個(gè)要點(diǎn)：第一，研究自己在整理、整頓、清掃個(gè)人信息過(guò)程中的做法，分析個(gè)人信息在形成、保存、利用、歸檔這一生命周期中存在的規(guī)律，將其中帶有普遍性的處理方法通過(guò)制度進(jìn)行規(guī)范化，在下次遇到同樣的信息時(shí)能迅速按照標(biāo)準(zhǔn)操作程序進(jìn)行處理，從而提高個(gè)人信息處理的效率；第二，維護(hù)個(gè)人信息的安全，要對(duì)信息存儲(chǔ)載體如磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶、存儲(chǔ)卡等進(jìn)行更新，保證其可讀性；同時(shí)做好定期備份工作，并將備份工作納入個(gè)人信息管理制度中。

五、5S管理之素養(yǎng)

信息素養(yǎng)是知道什么時(shí)候需要什么樣的信息，并能定位、獲取、評(píng)估和高效地利用信息去滿足這種需要的能力。將5S管理理念用于個(gè)人信息管理的最終目標(biāo)就是持續(xù)進(jìn)行個(gè)人信息的整理、整頓、清掃、清潔工作直至習(xí)慣化，并在實(shí)踐中制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作程序，最終提升個(gè)人的信息素養(yǎng)，從而充分利用現(xiàn)有的各種信息管理工具，使其協(xié)調(diào)工作，解決個(gè)人信息分散和信息碎片的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)有效地獲取信息、準(zhǔn)確地表達(dá)知識(shí)，提高工作效率和自身素養(yǎng)。