新益為|6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司概述：長(zhǎng)期以來(lái)，大多數(shù)5S實(shí)踐都是在車間和倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行的。而辦公室的5S活動(dòng)大多停留在辦公環(huán)境和工作臺(tái)的整合上。電腦里5S活動(dòng)很少。原因之一是電腦屬于個(gè)人，即使別人看到，也只是冰山一角。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是關(guān)注度不夠，個(gè)人電腦的無(wú)序還沒(méi)有暴露出來(lái)。作為一個(gè)上班族，我們每天90%以上的時(shí)間都在使用電腦，個(gè)人電腦應(yīng)該是這些人5S的對(duì)象。

5S管理培訓(xùn)

個(gè)人電腦的整理整頓情況令人擔(dān)憂

下面的電腦桌面是一位市場(chǎng)客服人員的辦公桌面，大約有100個(gè)左右的文檔放在電腦桌面上。我們不禁要問(wèn)，這名同事需要多長(zhǎng)的時(shí)間才能找到他想要的文件。

找不到文件帶來(lái)的傷害，不僅僅只有時(shí)間上面的損失，還有我們會(huì)拖延甚至放棄我們的完美計(jì)劃。當(dāng)我們頭腦中有個(gè)好點(diǎn)子，但是我找不到我們想要的文件，幾分鐘甚至更長(zhǎng)的時(shí)間之后，挫敗感會(huì)涌上心頭，只好放棄這個(gè)想法。

我們應(yīng)該使用什么樣的方法來(lái)整理我們的電腦呢？也許我們應(yīng)該先來(lái)看看我們現(xiàn)場(chǎng)的5S實(shí)踐方法。

傳統(tǒng)的5S做法

傳統(tǒng)的5S方法，核心在于徹底的整理和整頓。整理就是區(qū)分必須品和非必需品。針對(duì)必需品再進(jìn)行整頓，確保在使用時(shí)可以立即拿到。而非必須品則使用紅單進(jìn)行檢討和處理。

然而在執(zhí)行的過(guò)程中，對(duì)于必須品和非必須的判斷以及采取的措施沒(méi)有清晰的定義，在執(zhí)行過(guò)程中容易因人而異；另外整個(gè)過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)人員的思考機(jī)會(huì)不多。針對(duì)這些情況，一些咨詢公司對(duì)該方法進(jìn)行了改良。

改良之后的5S方法

在活動(dòng)開(kāi)始之前，按照使用頻次事先定義必需品以及相應(yīng)的處理方法。通過(guò)該方法來(lái)規(guī)避前面提到的判斷問(wèn)題。

對(duì)于必須品和非必須品引入了相應(yīng)的清單。這樣現(xiàn)場(chǎng)的員工在進(jìn)行整理的過(guò)程中，有機(jī)會(huì)邊填寫(xiě)邊思考。

針對(duì)一些非必須品的檢討，甚至引入了5why的表單，讓現(xiàn)場(chǎng)的員工在學(xué)習(xí)5S的同時(shí)，也能學(xué)習(xí)到5why。

第一次的5S活動(dòng)之后，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有很大的改變。后續(xù)的5S活動(dòng)，可改進(jìn)的空間就很少了，于是進(jìn)入了所謂的維持階段，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)時(shí)不時(shí)偏離，然后我們?cè)俅芜M(jìn)行5S活動(dòng)。5S帶給我們的影響，停留在了工具的使用層面上。

借鑒豐田設(shè)定挑戰(zhàn)與方向

最近反復(fù)又聽(tīng)了豐田吉永雅文師傅對(duì)5S的理解。實(shí)際上豐田在很久之前，就在思考為什么要做整理，做好整理的目的是讓整頓的工作更容易，而整頓的目的是快速拿到我們想要的物品。

但是現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生了不必要的東西，才要做整理，為什么會(huì)生產(chǎn)不必要的東西？

如果形成連續(xù)流，現(xiàn)場(chǎng)就沒(méi)有庫(kù)存，就沒(méi)有必要做整理了。

現(xiàn)場(chǎng)有垃圾，所以要做垃圾分類整理，為什么會(huì)產(chǎn)生垃圾？

垃圾大部分來(lái)自多余的包裝，如果改變包裝，就會(huì)減少甚至實(shí)現(xiàn)零垃圾。

參考吉永課堂立即行動(dòng)的8大工作法則-整理

于是我們可以提出如下的挑戰(zhàn)與方向：

1）尋找時(shí)間為零

2）庫(kù)存為零

3）拿錯(cuò)幾率為零

4）垃圾為零

5）信息停滯時(shí)間為零

個(gè)人電腦的整理整頓情況令人擔(dān)憂

5S工具是我們達(dá)成這些挑戰(zhàn)目標(biāo)或者方向的一個(gè)工具而已，在某些時(shí)候我們需要5S工具，但5S工具僅僅是一個(gè)起點(diǎn)，我們追求的是解決背后的問(wèn)題。

實(shí)際上，Jefferyliker博士把豐田套路放在4P的中間，指的就是這個(gè)道理。

豐田套路第一步明確方向和挑戰(zhàn)，就是要確認(rèn)上面的這些挑戰(zhàn)和方向。然后我們了解現(xiàn)狀，設(shè)定目標(biāo)狀態(tài)，如果現(xiàn)場(chǎng)很亂沒(méi)有做過(guò)基本的整理整頓，這個(gè)時(shí)候我們使用5S工具，我們會(huì)達(dá)到我們?cè)O(shè)定的第一個(gè)目標(biāo)狀態(tài)。要想走得更遠(yuǎn)，離這些挑戰(zhàn)和方向更近，我需要分析為上面會(huì)產(chǎn)生這些庫(kù)存，為了減少庫(kù)存，我們需要探索其他得方法。

電腦的整理整頓方法

電腦的整理整頓我們將借鑒上面的一些好的經(jīng)驗(yàn)，而且已經(jīng)經(jīng)過(guò)了一些檢驗(yàn)，是可行的方法。

第一步定義必需品和非必需品的頻次和處理。我們建議以一個(gè)月為期。針對(duì)不同頻次的文件，采取的策略則不相同，比如：

頻次為一個(gè)月及以下的文件，采取的策略是能夠快速找到（比如5~10秒內(nèi)）；而一個(gè)月以上的文件，采取的策略則是可以找到（不走回頭路）。

第二步按照該期限，使用必需品和非必需品清單進(jìn)行表單登記與處理，下面的一些細(xì)節(jié)需要注意：

-一些文件夾需要重新審視其命名，確保名字和文件夾里面的內(nèi)容一致；

-文件夾的名字盡量做到簡(jiǎn)潔且一目了然（如果是公用文件夾需要團(tuán)隊(duì)一起考慮）。

第三步整頓

歸為必需品的文件通常采用如下的規(guī)則進(jìn)行整理：

1）對(duì)同層級(jí)的文件前面進(jìn)行編號(hào)，確保使用頻次最高的文件編號(hào)最小。

當(dāng)需要使用時(shí)，可以馬上看到排在最上面的這個(gè)文件夾。

2）同一層級(jí)的文件夾數(shù)量控制在7個(gè)左右。

古人說(shuō)聰明的人可以一目十行，我想像我這樣的普通人可以做到七行就不錯(cuò)了。

3）針對(duì)一些每天都用的文件，一些同事直接在桌面建立快捷方式也是一個(gè)好的方法。

第四步反思與總結(jié)

在整個(gè)活動(dòng)結(jié)束之后，進(jìn)行反思，并記錄到表格中。反思為什么會(huì)要做這次的整理整頓工作，本次活動(dòng)哪些地方做的比較好需要保持，哪些可以再改進(jìn)。下一次個(gè)人電腦的整理整頓工作計(jì)劃。

這四個(gè)步驟是一個(gè)循環(huán)的過(guò)程，其中很重要的一點(diǎn)是思考與學(xué)習(xí)。通過(guò)表單記錄自己的發(fā)現(xiàn)與思考與行動(dòng)，通過(guò)PDCA循環(huán)不端提高自己整理電腦的水平。

形成信息的連續(xù)流

最后，我們會(huì)問(wèn)一個(gè)問(wèn)題，為什么產(chǎn)生那么多的文件需要整理。文件的一次存放意味著一次信息的停滯，為什么會(huì)產(chǎn)生停滯，因?yàn)楣ぷ鳑](méi)有形成連續(xù)流。實(shí)際上最高效的方式是一次做一件事情，并堅(jiān)持把事情做完。

如何做好電腦文件的5S管理？以上就是新益為|6S咨詢服務(wù)中心5S管理培訓(xùn)公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎(chǔ)，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。