為了給員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個(gè)新層次，7S管理咨詢公司特制定制度如下。

一、本辦公室5S管理制度試用范圍：本制度適用于物流部本部及各外埠營運(yùn)科全體員工。

二、整理

1.每月對文件（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要的文件存檔。

2.每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，盤點(diǎn)后的有效表單記錄統(tǒng)一裝箱歸檔，總部填寫標(biāo)簽后放置營業(yè)大廳西北角存放，外埠分廠自行安排。

3.對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點(diǎn)，并區(qū)分其“要”和“不要”，分類如下：

（1）設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書籍等；

（2）空間：柜架、桌椅、鐵皮箱等。

（3）物品：個(gè)人用品、裝飾品

4.依據(jù)下列常用程度和使用頻率標(biāo)準(zhǔn)決定物品的“要”與“不要”。

5.“不要”物品經(jīng)部門主管判定后，集中退回集團(tuán)倉庫或報(bào)廢。

三、整頓

1．辦公室整頓：

（1）辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈；

（2）抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個(gè)空間充分利用起來，可以放下面這些東西：個(gè)人的東西，個(gè)人的參考資料（文件夾、手冊、商品目錄等），文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等），空白稿紙、不常使用的文具等。

（3）坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正，離開半個(gè)小時(shí)以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)。定期對坐套進(jìn)行清洗，保持干凈；

（4）電腦：電腦置辦公桌左前角，主機(jī)放置桌面下；

（5）垃圾簍：罩塑料袋，置桌子下右前角；

（6）桌洞下不得堆積雜物。

（7）衣服請置掛于衣架或抽屜內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。

2．文件、資料管理整頓：

（1）將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置；

（2）硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存。對重要文件及數(shù)據(jù)必到制面事業(yè)部共享的計(jì)算機(jī)上備份；

3．電子郵件整頓：

辦公自動(dòng)化里面重要郵件應(yīng)該及時(shí)備份；電腦硬盤中應(yīng)專門建立一個(gè)文件夾，不能處理的郵件存放在里面；

四、清掃

清掃的對象主要是個(gè)人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設(shè)備：電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等等，清掃標(biāo)準(zhǔn)如下：

五、清潔

1．每天上班前對自己的衛(wèi)生區(qū)進(jìn)行清掃。

2．上班時(shí)間隨時(shí)保持。

3．自我檢查，對發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)隨時(shí)整改。

4．下班前整理好當(dāng)天的資料、文件、票據(jù)，分類歸檔。

5．下班后整理辦公桌上的物品，放置整齊；整理好個(gè)人物品，定置存放。

六、素養(yǎng)

1．上班時(shí)間佩帶上崗證，穿戴整潔的工作服，儀容整齊大方。

2．言談舉止文明有禮，對人熱情大方，不大聲喧嘩。

3．工作時(shí)精神飽滿，樂于助人。工作安排科學(xué)有序，時(shí)間觀念強(qiáng)。

4．不串崗、不聚眾聊天。

5．素養(yǎng)巡查：物流綜合管理部每天對本部營運(yùn)進(jìn)行巡查，外埠由各科長自行檢查。

七、懲罰條例

1、采取記分制，每人每月基準(zhǔn)分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣5分。

2、物流綜合管理部每天進(jìn)行檢查，對違規(guī)者在騰訊上予以公布。月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對被扣5分者給予警告處分，被扣10分者扣發(fā)當(dāng)月工資20元，15分者40元，以此類推。