6S咨詢服務(wù)中心5S咨詢公司概述：5S管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理。5S管理不僅對(duì)工業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理非常有效，對(duì)工作和個(gè)人生活也非常有效。5S管理法包括五個(gè)方面，分別是整理、整頓、清理、清潔、習(xí)慣。僅從名字上就能基本看出如何行動(dòng)。

5S管理法是一種實(shí)踐型的方法，沒(méi)有捷徑，只能腳踏實(shí)地的去做，去改進(jìn)自己的工作和生活才有效。5S管理法對(duì)于工廠而言是一種長(zhǎng)期投資，并形成文化，而對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，則可以立即見(jiàn)效，如果形成習(xí)慣以后，也是極簡(jiǎn)主義生活的一項(xiàng)有益實(shí)踐，讓工作有序，提高效率，提高生活價(jià)值。

整理是整理空間，整頓是整理時(shí)間，清掃清潔是讓個(gè)人用品保持清潔，最后形成習(xí)慣。雖然大多數(shù)的時(shí)候，我們的桌面是雜亂的，但我們還是能很快能找到所需要的文件，因?yàn)檫@是一種隱藏的秩序。如果我們做到更有序，是不是能找得更快一些呢？桌面雖然可以亂，但是一定要保持干凈，如果有很多灰塵，有很多橡皮屑，是不是仍然感覺(jué)到工作不舒適呢？所以我們最好讓工作桌面盡量保持有序。

例如，利用文件夾或文件盒將不同文件分類(lèi)存放，加上標(biāo)簽，是一種非常好的習(xí)慣。關(guān)于桌面內(nèi)容的擺放，根據(jù)個(gè)人的喜好，擺放能讓自己愉快的東西就好。除了這些，如果有固定辦公座位，建議在座位的擱板上張貼三張紙，第一，工作常用電話號(hào)碼，第二，項(xiàng)目目標(biāo)，第三，鼓勵(lì)自己的一些話。

針對(duì)文件的5S管理，也有一些技巧。很多人的電腦桌面存放超過(guò)30個(gè)文件，遠(yuǎn)看都是密密麻麻的，我從來(lái)不相信這是一種很高效的工作方式。桌面上的文件最多不能超過(guò)五個(gè)及當(dāng)天使用的文件，其他都要及時(shí)進(jìn)行整理。利用文件目錄的方式進(jìn)行整理，把“要”和“不要”的文件進(jìn)行歸檔。

所謂“要”和“不要”，是根據(jù)時(shí)間性來(lái)決定的，每天使用的文件，肯定要放到容易讀取的地方，每年用的文件，基本就可以存放起來(lái)。在工作過(guò)程中，每天使用的文件沒(méi)有那么多，趁著對(duì)文件的熟悉每天用幾分鐘將文件略微整理，分類(lèi)存放，當(dāng)文件很多的時(shí)候，會(huì)極大的提高工作效率，此外，每天整理文件，還能有效避免文件的重復(fù)，最后不知道哪個(gè)文件版本是有用的。

我們很少在個(gè)人文件的管理中采用配置管理系統(tǒng)進(jìn)行版本控制，首先按照項(xiàng)目階段、軟件工程、生活方式的知識(shí)類(lèi)別建立目錄。例如，文件的目錄包括立項(xiàng)、計(jì)劃、執(zhí)行和結(jié)束四大類(lèi)，然后再是合同、會(huì)議、報(bào)告、需求、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、驗(yàn)收等分類(lèi)管理。這取決于項(xiàng)目的復(fù)雜度，總之，是方便項(xiàng)目跟蹤的。

文件整理以后，很清楚這個(gè)文件是在哪個(gè)階段使用的。如果文件屬于時(shí)間軸類(lèi)型的，用“日期-文件名”的方式進(jìn)行存放，例如“YYYY-MM-DD-項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要”。如果是方案類(lèi)的，則用“文件名+日期”的方式進(jìn)行存放，如“項(xiàng)目方案-YYYY-MM-DD”。如果同一天有不同的文件版本，則用“文件名-日期-時(shí)間“的方式進(jìn)行升級(jí)，這樣容易避免使用V1，V2這種不清晰的方式，此外更能避免“終版”，“終終終版”這樣的問(wèn)題。最后，我們只保留最后一個(gè)時(shí)間和日期的文件就夠了。以上例子看似簡(jiǎn)單，其實(shí)很不容易養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣。另外，當(dāng)有人需要你來(lái)幫助提供某個(gè)文件時(shí)，很容易快速定位。

現(xiàn)在有很多管理工具來(lái)管理文檔。例如，OneNotes，EverNotes等。與將文件直接存放到電腦里相比，也可以采用云形式的存儲(chǔ)和保存，如果您可以實(shí)時(shí)在線的話。還可以采用文檔數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，做好備份。無(wú)論哪一種，自己習(xí)慣就好。我現(xiàn)在采用rtf多媒體格式+移動(dòng)硬盤(pán)備份的方式保存文檔，利用電腦的操作系統(tǒng)全文檢索功能查詢文件，效率也非常高。為什么這樣管理呢？也是血淚教訓(xùn)，當(dāng)無(wú)處上網(wǎng)的時(shí)候，云是沒(méi)有用處的，當(dāng)應(yīng)用故障備份恢復(fù)失敗的時(shí)候，一切都沒(méi)有了。

當(dāng)文件有序以后，讓工作的過(guò)程變成極簡(jiǎn)生活的組成部分。極簡(jiǎn)生活還有一個(gè)特征是為生活做加減法，利用清掃清潔個(gè)人文件的方式，不斷對(duì)自己的文件做減法，當(dāng)文件閱讀完畢，或?qū)懲晷牡?，這個(gè)文件的價(jià)值就沒(méi)有那么大了，或共享給他人，或直接刪除。如果這樣的文件還存放在電腦中，不知道下一次打開(kāi)會(huì)是在什么時(shí)候。文件多了，文件不好找了，都是無(wú)法創(chuàng)造愉快個(gè)人工作和生活環(huán)境的原因。

我們從現(xiàn)在開(kāi)始做到質(zhì)量管理的5S原則和日常事情的“守破離”吧！