可能你聽說過工廠6S管理、店面6S管理、銷售6S管理，卻唯獨沒有聽說過電腦文件6S管理，6S管理可以規(guī)范公司電腦文件管理，加強6S管理在辦公環(huán)境中的推廣，保證數(shù)據(jù)錄入的正確性、有效性和及時性，以及方便文件保存和迅速提取，接下來6S咨詢公司就帶大家認(rèn)識什么是電腦文件6S管理？電腦文件6S管理如何實施？

一、電腦文件6S管理實施

1、硬盤劃分和文件架構(gòu)建立的方法。 

（1）、為了規(guī)范操作，系統(tǒng)一般應(yīng)裝在C盤；軟件包和軟件安裝文件存放在D盤，D盤也可以適當(dāng)放些辦公文件；主要辦公文件放在E盤；F盤放置備份文件和長期不用文件。 

（2）、重要文件一般不可放在桌面，如若系統(tǒng)出現(xiàn)問題，避免丟失。我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立規(guī)范化合理的文件保存架構(gòu)。

2、6S管理—整理：把有用或無用的文件分開，再將無用的文件加以處理。這項工作的重點是果斷的把電腦里無用或不需要的文件刪除。 

（1）、把有用的文件挑出來，比如最近正在使用的軟件，以及自己制作的文檔、圖片、視頻錄象等等； 

（2）、把無用的文件識別出來（這項不怎么好分辨）   第一類是把確定不用的文件，直接刪除。 

  第二類是不確定有什么用處的文件，也直接刪除，在6S管理中有一個重要的原則就是沒有標(biāo)識的產(chǎn)品是不合格產(chǎn)品以垃圾處理。這里也一樣，既然不知道是干什么的，就毫不猶豫地刪除。當(dāng)然也可以適當(dāng)?shù)陌堰@類文件打包壓縮后放到一個文件夾里。 

  3、6S管理—整頓：把需要的文件以定量、定位，以便用最快的速度取得所需，在最有效的規(guī)則、習(xí)慣和最簡捷的流程下完成工作。整頓活動的要點是：文件存放要有固定的盤符和區(qū)域以便于尋找，存放區(qū)域要科學(xué)合理，文件存放達到目視化，存放不同文件的區(qū)域采用不同的文件名加以區(qū)別。這種分類依據(jù)以下原則，先把軟件和資料分開，一般把軟件存放在D盤，資料存放在E盤。 

 （1）、對軟件進行分類，首先哪些是安裝文件，確定后放存放在軟

件的文件夾，哪些是安裝以后的文件，默認(rèn)安裝以后的文件存放在Program文件里。其次，按軟件的用途一般分為系統(tǒng)軟件和辦公軟件。 

（2）、對文檔資料分類，分類原則按照時間和空間進行，便于尋找和以后處理失效的文件。文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過多，一個文件夾存放50個以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢，且不方便查看。 

（3）、合理的文件夾結(jié)構(gòu)，一般不超過3層。進行文件夾和文件規(guī)范化的命名，在文件夾和文件比較多的情況下，可對常用的文件夾命名加以數(shù)字標(biāo)識（如01、02），也可以對文件標(biāo)注日期（如：文件管理制度20140220，），文件夾會按數(shù)字的大小進行升序或降序的排列。 

4、6S管理—清掃：將電腦保持在系統(tǒng)干凈，桌面整潔，無垃圾文件的狀態(tài)下。 

（1）、發(fā)揮快捷方式的作用。訪問比較頻繁的文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式到桌面”，如此即可以省去大量尋找的時間，又可以避免系統(tǒng)崩潰對文件的危害。當(dāng)然，當(dāng)文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式睹塞了太多空間，牽扯了你的注意力。 

 （2）、及時處理電腦系統(tǒng)因運行而產(chǎn)生的垃圾文件。隨著文件數(shù)量的增加，有些文件是臨時的，過期即可刪除。電腦在運行過程中，系統(tǒng)就會自動生成一些臨時性垃圾文件，需要來清理，清理垃圾文件可借助一些輔助工具，如優(yōu)化大師，360安全衛(wèi)士等。 

5、6S管理—清潔：將我的電腦中的文件經(jīng)過整理、整頓、清掃三個環(huán)節(jié)后，我們就感覺電腦中的文件井然有序，一目了然。建立完善的結(jié)構(gòu)、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這樣可以避免尋找文件浪費時間，這并不復(fù)雜的操作卻能大大提高工作效率。 

6、6S管理—素養(yǎng)：素養(yǎng)是比清潔更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想來對待任何新的文件資料，處理所有需要整理和存放的資料，進而逐漸養(yǎng)成習(xí)慣，形成高效的、有序的工作作風(fēng)，從整理電腦推而廣之，直至整理你的辦公室，整理你的工作，整理你的思想，從而達到素質(zhì)的提高。 

7、6S管理—安全：基于電腦系統(tǒng)的安全和文件的丟失與保密而要做的相關(guān)工作。

（1）、電腦系統(tǒng)應(yīng)該安裝并使用公司統(tǒng)一下發(fā)的軟件，通常情況下不要私自卸載統(tǒng)一下發(fā)的軟件。 

（2）、嚴(yán)禁私自安裝聊天、游戲等與工作無關(guān)的軟件。不得將來歷不明的軟件裝入機器運行，防止染上"病毒"； 

（3）、所有電腦需要設(shè)置離崗密碼保護，通常在未針得本人同意后，不可擅自動用他人電腦。